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因公出国相关表单及政策
作者:,日期:2017-12-21

拟出访的人员应在出访前2个月提出出国申请并提交资料,赴台及美国必须提前3个月提出申请提交资料,经事业部主任同意后,报请人力资源部。开始办理出国手续。现把程序做一说明: 

一、研究所提出出国申请,所需要材料: 
1
、有效邀请信(出访人员提供,应包括的内容:明确的访问目的、明确的停留时间、经费问题、邀请人签字、邀请信应来自前往国本土、无抬头、无邀请人签字无效,参会邀请信需写明有参会报告) 
2
、因公临时出国(境)项目事前公示表
3
ARP国际合作模块提交出访交流申请
4
所级领导累计出访登记表 
5
、体检证明(65岁以上) 
6
、在一线工作的证明(60岁以上)



二、以上材料由人力资源部报送院国际合作局,形成任务批件 
(一般人员出访由国际合作局审批,所领导出访由主管院长审批,约需要10天左右) 

三、任务批件下达后,需要提供以下材料办理护照 
1
、任务批件原件 
2
、申请人本人携身份证至北京科学院录取指纹(如在14年年底后已经录取过,则无需在录取)
3
 因公护照指定专用照片(由出访人员提供)
4
、提供身份证或户口本复印件(由出访人员提供)
5
、护照申请表 
原持护照有效期距行期不足半年者,需将原持护照交回重办 

四、护照办理成功后。开始办理签证,由于每个国家的签证要求不同,不能一一列举,但是以下基本材料是需要的: 
1
、有效护照(护照有效期距行期不得少于六个月、持照人必须在护照上签字;) 
2
、有效邀请信原件,如赴日本须提供:招聘理由书、身元保证书、日程表 
3
、出国综合信息表;
4
、中文使馆照会 
5
、照片(14张) 
6
、身份证复印件
7
、任务批件原件 
8
、填写出访国家签证表格(国家不同,表格也不同) 

五、签证办理成功后,出访人员可以准备具体出访前流程,其中手续如下: 
1
、支付签证费用

2、填写出国预算并交财务审核  
3
、签订保密协议 并交科技发展部黄媛审核

4、按照规定购买国内航空公司公务机票,如特殊情况需购买非国内航空,必须填申请表格交外事及财务事前审批

5、全过程审批单出国前部分签字
出访任务结束后一个月内办理外汇核销手续,伙食费、公杂费根据实际天数包干核销,住宿费、城市间交通费据实报销 

注意:因公出访必须严格按照批件所批时间出入境(均为北京时间),超出批件时间将无法报销!

6、因公临时出国(境)人员备案表

六、访问结束后,出访人员应在1个月内提交出访总结(事后公示表填写并电子签字后交到人力外事处),1个星期内将护照上缴。

 

 

涉及表格:

1.    事前公示表

2.    ARP操作指南

3.    所级领导累计出访登记表

4.    因公护照所需资料

5.    因公护照照片拍摄指定店

6.    出国综合信息表

7.    出国预算表

8.    保密协议-非涉密人员

9.    保密协议-涉密人员

10.  乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表

11.  全过程审批单

12.  事后公示表

13.  因公临时出国(境)人员备案表